استراتيجيات جمبا كايزن "إدارة الزمان"

كايزن: إدارة الزمان

الأسلوب الياباني للتطوير المستمر، بإدخال تحسينات تدريجية صغيرة وبسيطة تقلل التكاليف والهدر وتزيد الإنتاجية.

"كايزن" لا يعني التطوير التكنولوجي واستخدام الأساليب المعقدة، بل على العكس، فان "كايزن" هو ألد أعداء التعقيد، فهو يهدف إلى تخفيف الإجراءات غير اللازمة وتسهيل حركة العمل بإزالة ما يعوق الأداء.

"جمبا كايزن"

      تعني تطبيق أسلوب التطوير المستمر التدريجي على ما يتم داخل موقع الأحداث والعمليات وتوليد القيمة الحقيقية على أرض الواقع. ويمكننا أن نطلق عليه "الإدارة من موقع الأحداث".

يتكون هذا الأسلوب الإداري الياباني من خمس خطوات، هي:

١- عندما تظهر مشكلة انزل إلى موقع الأحداث، أولا :

   لا تحاول أن تدير الشركة أو مؤسستك من برجك العاجي. بل كن دائما في موقع الحدث. وراقب ما يحدث لحظة بلحظة.

٢- أهتم بعناصر موقع الأحداث:

 عناصر موقع الأحداث هي: الأفراد و الآلات والمعدات الهامة. فإذا وجدت إحداها معطلا ، لا تغادر إلى قاعة الاجتماعات لتلقي محاضرة لرفع الروح المعنوية، بل اصلح الآلة أو لا.

٣- اتخذ إجراءات وقائية فورية:

 ٤- ابحث عن السبب الجذري:

بعد اتخاذ الإجراءات الفورية التي تمنع توقف العمل، اجمع المعلومات اللازمة لكشف مصدر العطل أو المشكلة. في هذا المجال استخدم "لماذا" أربع مرات:

لماذا؟ لأن.............

لماذا؟ لأن ..............

لماذا؟ لأن ..............

٥- ضع قاعدة لتجنب تكرار المشكلة:

التقنين هو واحد من أهم ثلاثة أنشطة أساسية لأسلوب "جمبا كايزن".

استراتيجيات جمبا كايزن:

يجب أن يكون الهدف الرئيسي للأنشطة، التي تتم داخل جمبا (موقع الأحداث)، يجب أن يكون إنتاج سلعة أو تقديم خدمة عالية الجودة للعملاء، بأقل تكلفة ممكنة، وذلك من خلال العمل طبق القواعد تشغيل بسيطة وفعالة.

لذا فان أولى استراتيجيات "جمبا كايزن" الثلاث، هي:

الإستراتيجية الأولى: وضع قواعد التشغيل يطلق مصطلح "قواعد التشغيل" على مجموعة الإجراءات العملية التي يتم اتخاذها بهدف إنتاج أو تقديم منتج أو خدمة للعملاء. و تعني كلمة "قواعد" هنا أن هذه المجموعة من الإجراءات هي الطريقة المثلى لإنجاز ذلك الهدف.و عندما يتم كل هذا ضمن أسلوب "كايزن" فإن ذلك

يعني التطوير والتعديل المستمر لهذه القواعد لتصبح أكثر فعالية وبساطة مما هي عليه، بحيث نستمر في هذا التطوير حتى نتخلص من أي هدر في الوقت أو الجهد أو الموارد، ونحصل على أعلى جودة ممكنة.

ما هي قواعد التشغيل الفعالة؟

تتميز قواعد التشغيل الفعالة بالخصائص الآتية:

١- أنها أفضل وأسهل طريقة لإنجاز المهمة.

٢- تؤدي إلى زيادة خبرة العاملين وإكسابهم المهارات اللازمة، دون أن تساعد على الكسل.

٣- توفر معايير واضحة لقياس الأداء. فبدون ذلك لن يمكنك أن تحدد ما إذا كان التقصير في الموظف أم في أسلوب الأداء نفسه.

٤- توضح خط السير الواقعي للعمليات. تبنى القواعد- عادة - على الخبرات السابقة في أداء وممارسة نفس المهام؛ فإذا تعرفت على خط سير (أو تدفق) العمليات، فإنك ستتمكن من تحديد سبب التقصيرومكانه بمجرد دراسة المنتج أو الخدمة في شكلها النهائي.

٥- من السهل تطبيقها وتطويرها. يجب أن تكون إجراءات وقواعد التشغيل ملائمة لاستيعاب العمال ووعيهم، دون تعقيد. آما يجب أن تتميز بقابليتها للتطوير وإدخال التعديلات عليها آلما تطلب الأمرذلك.

٦- تزيد أهداف الإنتاج وضوحا.

٧- تحدد المهام التي يجب أن يتدرب عليها العاملون ويتعلمونها.

٨- توفر أساساً للمراجعة والتقييم. بمعنى أنها توضح للمدير إذا ما كان العمل يتم بالطريقة السليمة، و ما إذا كان آل فرد يؤدي عمله بالإخلاص والجودة المطلوبين.

٩- توفر وسائل لمنع تكرار الخطأ والتغلب على نقاط الاختناق.

دائرة خطط – طبق – راجع - طور

تتكون دائرة خطط – طبق – راجع – طور من أربعة

أجزاء، هي:

خطط: وتعني وضع قواعد التشغيل التي تذلل العوائق وتتغلب على المشكلات التي تعتري الأداء، وتستبعد الأخطاء.

طبق: وتتضمن تطبيق قواعد التشغيل الموضوعة، طبق اللخطة.

راجع: التأكد من أن القواعد الموضوعة للتشغيل تخرج النتائج المطلوبة وتؤدي إليها. و لابد أن يتم ذلك داخل "جمبا" في مكان العمل.

طور:أي "كايزن"، وتعني أنه على المدير أن يحدد أماكن الاختناقات و الأخطاء، ثم يدخل التعديل الكافي للتأكد من عدم تكرارها. وهذا لا يتم إلا داخل جمبا (من موقع الأحداث). فعلى المدير أن يراقب سير إجراءات التشغيل وأن يحرص على تدريب العاملين عليها، حتى يكتسبوا المهارة اللازمة للأداء.

الإستراتيجية الثانية: التطهير( إزالة المعوقات ):

تعتبر بيئة العمل غير المنظمة والتي تعم فيها الفوضى أكبر معوقات الإنتاجية.

نفس الشيء ينطبق على المصنع ذي التصميم السيئ والمكاتب المزدحمة و غير المرتبة، الأمر الذي يؤدي إلى فوضى في جدولة العمليات، أو شحن أحد خطوط سير العمل بزخم من المهام المتضاربة، فضلا عن انسيابية خطط وجداول الأداء.

وجود الأشياء التافهة وغيرالضرورية في بيئة العمل، يولد أنشطة غير ضرورية أثناء القيام بالعمل، كتلك العلاقة العكسية بين كمية الأوراق على مكتبك وحجم العمل الذي تنجزه. فكلما امتلأت بيئة العمل بصغائر الأمور؛ زاد الهدر في الوقت والجهد والموارد وقلت الإنتاجية.

لهذا يعتبر ترتيب وتنسيق المهام ونظم العمل وتطهيرها من المعوقات و الملوثات و المتناقصن، أحد المتطلبات الرئيسية لأسلوب "جمبا كايزن".

خطوات التطهير( إزالة المعوقات ):

هناك خمس خطوات للتطهير:

١- صنف:

أي تقسيم أدوات ومعدات العمل إلى ضرورية وغير ضرورية، ثم التخلص من الأخيرة.

عادة ما يبدأ نشاط التصنيف تبع ا لأسلوب "جمبا كايزن" بحملة العلامات الحمراء، حيث ينزل أعضاء فريق التطهير إلى موقع الأحداث، ويضعون علامات حمراء اللون فوق كل ما هو غير ضروري. بعد تلتقط الأشياء التي تحمل العلامات الحمراء لتستبعد من جمبا. فتذهب الأشياء ذات العلامات الحمراء والتي لن تستخدم في المستقبل إلى سلال المهملات، و تذهب الأشياء التي سنحتاجها في المستقبل إلى مكان المخازن.

تتكرر هذه العملية مرة تلو الأخرى، تتكرر هذه العملية مرة تلة الأخرى، حتى نتخلص من كل الزوائد التي تزدحم بها بيئة العمل.

٢- رتب:

بعد أن يتم التخلص من الزوائد، يأتي دور ترتيب الأشياء الباقية والتي تعتبر ضرورية للعمل. والترتيب هنا يعني:

   - وضع الأشياء في أماكن محددة بحيث يقل الوقت والجهد المبذولان في العثور عليها إلى الحد الأدنى.

   - تخصيص مكان محدد وعنوان معروف لكل شيء. فعلى سبيل المثال، يعطى كل رف في المكان ، رقم ا خاصا مثل: (الرف رقم أ- ١ وهكذا)، ثم يضاف نفس الرقم للمواد والملفات التي ستوضع على نفس هذا الرف.

   - الاتفاق على الحد الأقصى والحد الأدنى من الكميات التي توضع في كل مكان، بحيث إذا زادت عن حدها الأقصى تنقل إلى مكان أخر (المخزن مثلا ) وإذا قلت عن حدها الأدنى يضاف إليها كميات أخرى

٣- نظف:

 عندما ينظف العامل أدواته ومعداته، فإن يتحسس بيديه الأماكن الخفية منها، الأماكن التي تسكنها الحشرات أو يتراكم عليها الغبار، أو يتسرب منها الغاز أو الزيت والبنزين ..الخ. داخل هذه الأماكن تكمن أسرار كثيرة قد تكون ضارة أو نافعة، و يتم اكتشافها مبكراً. فكثيرا ما يحدث أن يكتشف العمال - خلف أجهزتهم - أسلاك كهربائية عارية قريبة من مواد قابلة للاشتعال.

٤- استمر:

"كايزن" تعني الاستمرار في التحسين، و عندما يتعلق الامر بالتطهير، يعتبر كل من التصنيف والترتيب والتنظيف أنشطة دورية لا تتوقف، بل تستمر إلى ما لا نهاية.

٥- قنن

و يتضمن التقنين وضع القواعد وتأسيس الثقافة المؤسسية التي تؤدي إلى استمرار تنفيذ عملية التطهير بجميع خطواتها بصفة متكررة وقابلة للتطوير.

الإستراتيجية الثالثة: القضاء على الهدر:

كما أن هناك أشياء ومعدات ضرورية وأخرى غير ضرورية، هناك بالمثل أنشطة ضرورية وأخرى غير ضرورية.

كل الأنشطة التي لا تضيف شيئا إلى القيمة الحقيقية للمنتج أو الخدمة المقدمة للعملاء، يمكننا اعتبارها زائدة وغير ضرورية.

"مودا" باليابانية تعني "الهدر". هناك سبعة مظاهر للمودا، هي:

١- مودا الإفراط:

بتخوفهم من التعطل المفاجئ للآلات والأجهزة أو من تغيب الموظفين، لظروف طارئة، يلجأ كثير من المديرين، إلى الإفراط في التشغيل تحسبا لأوقات الشدة العجاف. يتحول الإفراط، في الإنتاج وفي التشغيل وفي تكديس المواد الخام، لدى هؤلاء المديرين إلى عقدة تستعصي على العلاج. فهم يشعرون بعدم الأمان.

هذه المشكلة ذات الأبعاد النفسية تؤدي إلى هدر هائل في استهلاك المواد والآلات وساعات العمل، ولا توفر لهم سوف إحساس زائف بالأمان.

٢- مودا التخزين:

كثيرا ما تمتلئ المخازن بكميات كبيرة من الأشياء والمعدات التي لا تنتمي إلى النشاط الرئيسي للشركة، فتشغل مساحات كان من الممكن الاستفادة منها بطريقة أفضل.

٣- مودا الأخطاء:

تستدعي الأخطاء بذل مزيد من الجهد والوقت لتصحيحها.

٤- مودا الحركة:

أثناء العمل، تعتبر كل حركة زائدة يقوم بها العامل للبحث عن أدواته أو لجلب أحد الأجهزة، نوعا من المودا (الهدر). تجنب هذه الحركات الزائدة بوضع الأشياء في الأماكن المخصصة لها، دون إهمال.

٥- مودا التدفق:

عدم انسيابية تدفق العمليات وسير الإنتاج بين الأقسام المختلفة، يؤدي إلى هدر.

٦- مودا الانتظار:

إذا تحتم على عدد من العاملين الانتظار حتى تصل المواد الخام أو حتى ينتهي عامل أخر من عمله قبل البدء في عمل جديد، وذلك لعدم التنسيق بين المهام وتوقيتاتها، فإن هذا هو أحد أنواع المودا.

٧- مودا النقل:

يمكننا أن نعتبر أغلب عمليات النقل عملا بلا طائل. فالوقت الذي يستغرقه المستند في الانتقال بين مكاتب الموظفين، أو الوقت الذي تستغرقه المواد الخام في الانتقال إلى أماكن التصنيع، هي كلها أوقات مهدرة وجهود ضائعة. القضاء على الهدر (المودا) هو أحد أهم وأرخص وسائل تقليل التكاليف وزيادة الإنتاجية. كل ما عليك فعله هو النزول إلى "جمبا" موقع الأحداث، وملاحظة أماكن المودا وإزالة أسبابها.

٨- مودا القيمة الزائفة:

يخطئ كثير من المديرين في تحديد ما يريده عملائهم بالضبط مقابل الثمن الذي يدفعونه للحصول على المنتج أو الخدمة التي تنتجها شركاتهم. وبذلك يقدمون لهم منتجات وخدمات لا يطلبونها. هنا تتولد القيمة الزائفة، وهي الشيء الذي تقدمه لعميلك دون أن يحتاجه بالفعل. تعتبر شركات الطيران من أكثر المؤسسات التي تنتج مثل هذه القيم الزائفة. فكل ما يبحث عنه عميل الطيران إنما هو شركة توفر له طائرة تحمله من مكان لآخر، بأمان وفي أسرع وقت ممكن وبسعر معقول. لكن شركات الطيران مازالت تعتقد أن المسافر يبحث عن المتعة والكراسي الوثيرة والطعام الفاخر وتكييف الهواء، لذا فهي تقدم لعملائها كل هذا دون أن يطلبوه، وتتقاضى ثمنه. عندما تقدم لعمليك ما لا يطلبه فهناك هدر من جانبك ومن جانب عميلك أيضا.